Strona główna » Jak przechowywać dokumenty zgodnie z przepisami?

Jak przechowywać dokumenty zgodnie z przepisami?

26 czerwca 2025 Ten artykuł przeczytasz w 6 minut

speedwaynews.pl

Niezależnie od wielkości i skali działalności firmy generuje ona dokumentację firmową, którą musi gromadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpowiednie przechowywanie dokumentów zapewnia bezpieczeństwo danych oraz usprawnia procesy organizacyjne. Sprawdź, jak powinno odbywać się magazynowanie dokumentów w toku prowadzonej działalności?

Przepisy a archiwizacja dokumentów

W Polsce nie ma jednolitych regulacji prawnych, które opowiadałyby o archiwizowaniu dokumentacji firmowej. Istnieje co najmniej kilkanaście ustaw i rozporządzeń, które określają warunki przechowywania dokumentów o różnym charakterze. Jak powinna wyglądać archiwizacja zgodnie z prawem? Aby wszystko odbywało się legalnie, należy zapoznać się z następującymi aktami prawnymi:

Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych;
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych;
Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości;
Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych;
Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe.

Znajomość procedur przechowywania dokumentów i ich niszczenia jest niezwykle istotna dla zachowania bezpieczeństwa danych przez każdego administratora.

Najważniejsze wytyczne dotyczące archiwizacji zgodnej z prawem

Dokumentacja firmowa powinna być przechowywana zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa – w warunkach, w których nie będzie ona narażona na szkodliwe czynniki zewnętrzne. Chodzi m.in. o zniszczenie akt w wyniku pożaru, powodzi, zalania czy uderzenia pioruna. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku wyraźnie nakazuje, że archiwum powinno być zlokalizowane w takim miejscu, aby przechowywane dokumenty były solidnie zabezpieczone.

Firma nie musi samodzielnie budować archiwum i dbać o zachowanie w nim warunków zgodnych z obowiązującymi normami. Może skorzystać z usług archiwizacji dokumentacji papierowej i danych cyfrowych w Rhenus Office Systems Poland. Decydując się na współpracę, masz pewność, że przestrzeń archiwum, w którym będą przechowywane dokumenty, będzie odpowiednio przygotowana, a każdy element dokumentacji firmowej przez cały czas chroniony przed czynnikami zewnętrznymi, czy nieupoważnionym dostępem osób trzecich.

Archiwa Rhenus Office Systems Poland mają przemyślaną konstrukcję, dlatego takie rozwiązanie daje klientom gwarancję bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji. Dokumenty fizyczne i nośniki cyfrowe są gromadzone w pomieszczeniach z kontrolowanym dostępem. Mają wytrzymałe ściany zewnętrzne, ograniczoną liczbę drzwi i instalację przeciwpożarową, system wentylacji i czujniki temperatury. Wszystko to dla bezpieczeństwa dokumentów.

Rhenus Office Systems Poland świadczy usługi archiwizacji dokumentów, ale też ich utylizacji – ich tryb realizacji można sprawdzić na stronie: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jakie-dokumenty-firmowe-mozna-niszczyc/.

Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja firmowa i kiedy może być zutylizowana?

Poza zapewnieniem właściwych warunków archiwizacji zgodnej z prawem trzeba jeszcze mieć na uwadze czas przechowywania dokumentów. Zależy on od ich rodzaju i może wynosić od kilku do kilkudziesięciu lat. Zobacz dokładne wytyczne w tym zakresie: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/okresy-przechowywania-dokumentow/. Na przykład dowody księgowe muszą być przechowywane 5 lat, ale już rozliczenia ZUS czy akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku – 10 lat.

Kiedy minie wskazany okres archiwizacji, pora na utylizację zbędnej dokumentacji. Ten proces również możesz zlecić Rhenus Office Systems Poland, a wykonany zostanie on szybko i skutecznie, z zachowaniem bezpieczeństwa danych. Firma wskazuje, jak niszczy dokumenty na stronie: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-szybko-niszczyc-dokumenty/. Dokumenty umieszczane są w niszczarkach przemysłowych, które tną je na drobne części.